Videokonferenzlösung – Die Alternative zum klassischen Telefonieren?

Videokonferenzlösung – die Alternative zum klassischen Telefonieren?

In Zeiten der Pandemie sind wir mehr denn je auf alternative Kommunikationslösungen angewiesen. Ein natürlicher persönlicher Kontakt ist in der Regel nicht möglich. Dies beeinträchtigt sowohl die Zusammenarbeit in Unternehmen als auch den privaten Sektor. Neben klassischen Telefonen setzt sich dabei die Videotelefonie zunehmend durch.

Doch welche Vor- und Nachteile haben derartige Lösungen gegenüber Telefonen und was ist für eine Videokonferenz erforderlich? In diesem Beitrag verschaffen wir Ihnen einen Überblick.

Benötigte Hard- und Software für eine Videokonferenz

Eine Videokonferenz ist nur mit der richtigen Ausstattung möglich. Dank des technischen Fortschritts hat heutzutage allerdings fast jeder die notwendigen Komponenten bei sich zu Hause oder in der Hosentasche.

Welche Geräte erforderlich sind, kommt zunächst auf den Ort und die gewünschte Qualität der Konferenz an. Grundsätzlich genügen jedoch ein handelsübliches Notebook, ein Tablet oder ein Smartphone. Wichtig ist hierbei, dass die Geräte ein Mikrofon, eine Kamera, einen Lautsprecher und einen Bildschirm besitzen. Darüber hinaus ist eine leistungsfähige Internetverbindung notwendig. Im Freien ist hierbei eine LTE- oder 5G-Verbindung ratsam, damit eine flüssige Bildübertragung gelingt.

In Unternehmen bietet sich eventuell ein professionelles stationäres Videokonferenzsystem an. Insbesondere bei regelmäßigen Videokonferenzen mit wichtigen Kunden ist die höhere Bild- und Tonqualität derartiger Lösungen von Vorteil. In größeren Räumen mit vielen Teilnehmern sind eventuell auch stabile Tischmikrofone, hochauflösende Kameras und gute Lautsprecher erforderlich. Sonst ist es unter Umständen schwierig, alle Teilnehmer gut zu sehen und zu verstehen. Bei rein internen Kurzbesprechungen ist ein stationäres Videokonferenzsystem in der Regel überdimensioniert.

Auf der Softwareebene ist ein Dienst erforderlich, der Videokonferenzen ermöglicht. Hierbei gibt es sowohl spezielle Tools als auch klassische Messaging-Dienste, die eine Videotelefonie nebenbei anbieten.

Spezielle Videokonferenzlösungen

Besonders seit Corona sind viele professionelle Lösungen für Videokonferenzen wie MS Teams, Zoom oder Webex im Gespräch. Diese besitzen jeweils verschiedene Vor- und Nachteile. Welche Lösung in Betracht kommt, hängt dabei oft vom Anwendungszweck und der Anzahl der Teilnehmer ab.

Zoom

Zoom gehört zu den führenden Anbietern von Videokonferenzlösungen. Zu den Vorteilen des Tools zählen eine einfache Bedienung und eine attraktive kostenlose Version. Diese erlaubt Konferenzen mit bis zu hundert Teilnehmern für maximal vierzig Minuten. Videokonferenzen mit lediglich zwei Teilnehmern sind nicht an eine bestimmte Laufzeit gebunden. Kunden profitieren hierbei von einer HD-Qualität für Sprache und Video sowie von einer lokalen Aufzeichnung oder einem Gruppen-Chat. In der kostenpflichtigen Pro-Version gehört etwa das Streaming über Facebook oder eine Speicherung in der Cloud zu den zusätzlichen Funktionen.

MS Teams

MS Teams gehört zur kostenpflichtigen Microsoft 365 Suite. Ein kostenloser, aber begrenzter Zugang ist mit einem beliebigen Microsoft-Konto möglich. Hierbei ist die Videokonferenz auf maximal 300 Teilnehmer und sechzig Minuten beschränkt. Dies genügt jedoch meist für die Anwendungszwecke kleinerer Unternehmen. Das Zusammenarbeiten mit den Browser-Versionen von Word, Excel und PowerPoint gehört ebenfalls zum Funktionsumfang. Mit einer Business- oder Enterprise-Version von Microsoft 365 ist es beispielsweise möglich, Dateien von bis zu einem Terabyte gemeinsam zu nutzen. Auch die Zusammenarbeit über die Desktop-Office-Programme von Microsoft lässt sich in diesen Versionen realisieren.

GoToMeeting

Bei GoToMeeting sind in der kostenlosen Variante lediglich Konferenzen mit bis zu drei Teilnehmern für eine Länge von vierzig Minuten realisierbar. Eine Nutzung ist sowohl direkt über den Browser als auch per App möglich. In der Professional-Version sind bis zu 150 Teilnehmer erlaubt. Hinzu kommen weitere Features wie HD-Video, Screensharing oder ein persönlicher Meeting-Raum. Während der Konferenz lassen sich zudem Notizen erstellen und später als PDF-Datei herunterladen.

Webex

Der Dienst Webex von Cisco existiert bereits seit den 90er-Jahren. Die kostenlose Version bietet Nutzern Meetings mit bis zu hundert Teilnehmern und eine Konferenzzeit von maximal fünfzig Minuten. Auch Extras wie HD-Video, eine Bildschirmfreigabe oder ein Gigabyte Cloud-Speicher sind Teil des kostenlosen Angebots. Mit den Bezahlversionen des Dienstes lassen sich beispielsweise die Anzahl der Teilnehmer oder der Cloud-Speicher erweitern.

Videokonferenz über normale Messaging-Dienste

Professionelle Videokonferenzlösungen sind oft mit zusätzlichen Kosten oder Registrierungen verbunden. Daher stellt sich die Frage, ob auch simple Messaging-Dienste wie WhatsApp und Telegram hierfür ausreichen.

Mit dem kostenlosen Messenger WhatsApp sind Videokonferenzen grundsätzlich ebenfalls durchführbar. Die entsprechende Funktion heißt hier Gruppenanruf. Dabei sind maximal vier Teilnehmer möglich. Die Bild- und Tonqualität ist gut und die Bedienung einfach und intuitiv. Über die Chat-Funktion ist außerdem ein Datenaustausch durchführbar.

Im Messaging-Dienst Telegram sind seit dem letzten Jahr ebenfalls Videoanrufe realisierbar. Diese sind jedoch derzeit auf zwei Personen begrenzt. Der Anbieter kündigte bereits an, demnächst auch Gruppen-Videoanrufe zu ermöglichen.

Zusammenfassend lässt sich daher sagen, dass sich Videokonferenzen grundsätzlich auch mit kostenlosen Messaging-Diensten durchführen lassen. Allerdings ist die Anzahl der Teilnehmer stark begrenzt und zusätzliche Features fehlen in der Regel. Ob eine professionelle Lösung erforderlich ist, kommt daher entscheidend auf die Art und den Umfang der Nutzung an.

Vorteile eines Tischtelefons gegenüber einem Softphone

Trotz der zunehmenden Verbreitung von Softphones, gibt es nach wie vor einige Punkte, die für ein klassisches Tischtelefon sprechen.

Auch diese laufen dank VoIP heutzutage über das Internet. Sie lassen sich jedoch wie ein klassisches Telefon verwenden. Hierin liegen auch die entscheidenden Vorteile von Tischtelefonen. Sie haben oft wesentlich mehr Funktionen und weniger Beschränkungen als Softphones. So gibt es beispielsweise keine Zeitbegrenzungen und auch die Teilnehmerzahl lässt sich beliebig skalieren. Zudem sind normale Telefone jederzeit einsatzbereit. Laufen die Computer in einem Unternehmen nicht rund um die Uhr, kann die Konferenz eventuell nicht sofort beginnen. Auch die Einrichtung von Softphones ist eventuell schwieriger, da hierzu grundlegende IT-Kenntnisse erforderlich sind.

Die genannten Punkte hängen jedoch stark vom Anbieter und der jeweiligen Infrastruktur ab.

Telefonanlage oder Videokonferenzlösung

Letztendlich kommt es auf den Einzelfall an, ob eine Telefonkonferenz oder eine Videokonferenz zu bevorzugen ist. Bei Tischtelefonen erfolgt die Teilnahme über verschiedene Rufnummern. Im Rahmen von Videokonferenzen sind in der Regel die E-Mail-Adressen der Teilnehmer erforderlich.

Ist die Internetverbindung schlecht, unterliegen beide Systeme Beschränkungen, da eine ausreichende Bandbreite entscheidend für einen produktiven Einsatz ist. Diese ist jedoch nach wie vor nicht überall verfügbar. Sowohl Tischtelefone als auch Videotelefonie stellen in Zeiten der Pandemie eine gute Alternative dar.