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Groupware und Collaboration

Groupware und Collaboration: Der klassische Einzelkämpfer im Büro ist in den letzten Jahren immer seltener geworden. Durch die gestiegene Bedeutung von Projekt- und Teamarbeiten ist es heute umso wichtiger, dass die Arbeiten zwischen verschiedenen Teams und Fachkräften koordiniert werden. Dabei spielt natürlich auch die Globalisierung eine Rolle: Es ist keine Seltenheit, dass einer der Experten im Büro ist, während ein anderer beim Kunden vor Ort an Projekten arbeitet. Damit der Ablauf auch außerhalb der Zusammenarbeit an einem Schreibtisch funktioniert, braucht es die richtigen Software-Lösungen. Groupware und Collaboration werden für Unternehmen aller Größen immer bedeutender.

Was genau ist Software für Collaboration und Groupware?

Für viele Angestellte hat sich der klassische Büro-Alltag in den letzten Jahren stark verändert. Es ist nicht mehr die Norm, dass die Mitarbeiter einfach alle im Büro sitzen und mit der Hilfe der geballten Expertenkraft die verschiedenen Projekte angehen. Stattdessen sind es vor allem Themen wie die Digitalisierung und die Globalisierung, dass es nur noch selten vorkommt, dass alle Mitarbeiter an einem Ort zu finden sind. Trotzdem müssen die Projekt bei Kunden und die Aufträge termingerecht und mit höchster Präzision erledigt werden. Das war in früheren Zeiten selbst trotz Internet schwer – gerade dann, wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Projekt oder einem bestimmten Dokument arbeiten wollen.

Die Software aus den Bereichen Groupware und Collaboration macht es für Unternehmen und Mitarbeiter im gleichen Maße einfacher, die eigenen Ressourcen und Projekte zu koordinieren und von verschiedenen Punkten auf der Welt gemeinsam zu arbeiten. Dafür werden sämtliche Bereiche der Kommunikation, der Ablage und der praktischen Arbeit in entsprechenden Software-Lösungen miteinander verbunden und dann über das Internet zur Verfügung gestellt. Das kann in Form von Werkzeugen im Intranet passieren oder in Form von Software as a Service Lösungen, die einfach und schnell über das Internet abgerufen werden können. Dabei müssen die Unternehmen aber auf die Qualität der Anbieter und Angebote achten – ein paar Funktionen sind essentiell für den erfolgreichen Betrieb.

Die wichtigsten Funktionen einer guten Software

Zum einen sollte eine Lösung aus diesem Bereich natürlich verschiedenste Anforderungen von Unternehmen umsetzen. Sowohl große Lösungen, für Agenturen mit einer großen Zahl von Mitarbeitern als auch einfach zu integrierende Programme, die vor allem für KMUs geeignet sind, kommen für die Arbeit in Frage. Die folgenden Funktionen sind dabei besonders wichtig und legen den Standard für die virtuelle Zusammenarbeit, die jedes Projekt so viel einfacher machen kann:

  • Kommunikation: Ob nun E-Mails, Kalender oder Messenger – in einer guten Plattform werden die verschiedenen Wege für die Kommunikation verknüpft und sind für alle Beteiligten Mitarbeiter an einem Projekt einsehbar, um eine bestmögliche Kommunikation zu gewährleisten.
  • Speicher: Es sind vor allem die Dokumente, die mit einem Projekt verbunden sind, die am Ende zur Herausforderung für die Arbeit werden. Eine gute Software muss daher nicht nur Ablage für alle anhängenden Dokumente sein, sondern im besten Fall auch eine gleichzeitige und gemeinsame Bearbeitung mit einer korrekten Versions-Überprüfung zur Verfügung stellen.
  • Mobilität: Inzwischen wird nicht mehr nur vom stationären PC oder vom Laptop aus gearbeitet. Gerade bei Projekten bei Kunden kommen Smartphones und Tablets zum Einsatz. Eine hohe Benutzerfreundlichkeit – am besten in Form von Apps – rundet das Bild einer guten Software ab.

Die verlässliche Integration einer solchen Software in die eigenen Prozesse kann die Welt der Mitarbeiter und Unternehmen vollkommen verändern. Es ergeben sich neue Synergien, Optimierungen bei den Prozessen und schließlich Möglichkeiten, Kosten bei den Projekten einzusparen. Entsprechend wichtig ist es aber auch, dass die Einführung einer solchen Software durch einen professionellen Partner beobachtet wird.

Gute Partnerschaft für eine gute Software-Lösung

Die Experten in diesem Bereich bieten nicht nur eine schnelle und einfache Integration in ein bestehendes System, sondern eine hohe Flexibilität bei den Anforderungen. So lässt sich eine Software zum Beispiel entweder auf der eigenen Hardware des Unternehmens einrichten oder als eine Cloud-Lösung bei einem externen Dienstleister installieren. Das gewährleistet nicht nur eine hohe Zahl von möglichen Szenarien für den Einsatz, sondern auch eine transparente Struktur bei den Kosten, die vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen hilfreich sein kann, die nicht das Budget für eine umfangreiche Lösung auf der eigenen Hardware haben.

Langfristig kann sich aber nur dann etwas ändern, wenn die Mitarbeiter bei diesem Prozess eingeschlossen werden. Sie sind es, die am Ende mit der Hilfe der Software noch besser miteinander kommunizieren können, sondern die auch die Projekte bei den Kunden vor Ort bearbeiten. In Kombination mit einer guten Schulung der Angestellten und einem Partner, der für alle Fragen zur Verfügung steht, kann die Einführung einer Software aus diesem Bereich langfristig einige positive Effekte für Unternehmen aller Größen mit sich bringen.

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