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IT-Kosten pro Mitarbeiter – was kostet ein IT-Arbeitsplatz?

IT-Kosten eines Arbeitsplatzes – wie werden sie berechnet?

Trotz organisatorischem Gewinn und erheblicher Vereinfachung bei manchen Arbeitsprozessen, kann sich ein IT-Arbeitsplatz für Unternehmen zu einer echten finanziellen Belastung unbekannten Ausmaßes auswachsen. Die anfallenden Kosten sind bei weitem nicht mit der Anschaffung von Hard- und Software beglichen. Ein Bericht des Accounting-Unternehmens PricewaterhouseCoopers (PwC) zählt die Ausgaben für Informationstechnik in Betrieben gar zu den größten Kostenblöcken. Worauf es bei der Berechnung der tatsächlichen Kosten für einen IT-Arbeitsplatz ankommt, soll im Folgenden beschrieben werden.

Transparenz herstellen

Obwohl ein Betrieb hohe Investitionen im IT-Bereich getätigt hat, kommt es nicht selten vor, dass die gewünschte Verbesserung ausbleibt. Risiken wurden nicht oder nur unvollkommen kalkuliert oder der Nutzen einer Ausgabe erweist sich im Nachhinein als viel zu gering verglichen mit den Kosten.

Transparenz herzustellen ist daher das A und O von erfolgreichem Controlling. Aus diesem Grund müssen Unternehmen auch auf dem Gebiet der IT immer die Folgekosten im Blick behalten. Abteilungsleiter, die in der Regel über die Umsätze gut informiert sind, sollten in jedem Fall bei einer Bedarfsrechnung mit eingebunden werden. Bei der Bezifferung der tatsächlichen Ausgaben für Informationstechnik kann es aber auch hilfreich sein, auf externe Prüfer und Controller zurückzugreifen, die sich auf Ausgabenkontrolle in diesem Bereich spezialisiert haben. Denn wie alle anfallenden Betriebskosten, müssen auch die IT-Ausgaben im Gesamtkontext betrachtet werden. Nur mit Bezug auf eine transparente Kosten-Nutzen-Analyse lässt sich ermitteln, wie effizient der Einsatz von IT im Unternehmen gestaltet wurde.

Wofür werden IT-Leistungen benötigt?

Bei der Klärung dieser Frage kommt es natürlich zuerst einmal auf die Art des Unternehmens an, in welchem IT zum Einsatz gebracht werden soll. Dass zwischen einem auf Softwareentwicklung spezialisierten Kommunikationsdienstleister und einem hauptsächlich in der analogen Welt tätigen Handwerksbetrieb enorme Unterschiede bestehen, ist offensichtlich. Grundsätzlich zu berücksichtigen sind die Kosten für Hardware, Software, Lizenzen, Cloudanbieter, Wartungsverträge mit externen Firmen und Ausgaben für betriebseigene IT-Fachkräfte.

Welche Ausgaben fallen an?

In den meisten Fällen ist es nicht damit getan, Hardware und Software anzuschaffen und eine Fachkraft für Informationstechnik einzustellen. Doch leider rechnen immer noch viele Betriebe auf genau diese Weise. Dagegen werden Gebühren für die ständige Erneuerung von Lizenzen, professionelles Operating und Back-up Management gern bei der Kalkulation der Kosten für einen IT-Arbeitsplatz vernachlässigt. Auf Datensicherung und Aktualisierung der laufenden Software (dem sogenannten Patch-Management) wird bei der Ausgabenberechnung gern verzichtet. Obwohl bekannt ist, dass die Vorteile von Informationstechnik in Unternehmen darin bestehen, innovativ arbeiten zu können, werden vor allem diese Innovationen (und ihre Kosten) allzu häufig ignoriert.

Hinzu kommen regelmäßige Wartung und Investitionen in den Schutz vor Cyberangriffen, welche in vielen Firmen nicht gewährleistet sind. Back-ups zu allen wichtigen Unternehmensdaten dürfen nicht fehlen, um IT wirksam zum Einsatz zu bringen.

IT-Kosten pro Arbeitsplatz

In die Berechnung der IT-Kosten pro Arbeitsplatz fließen folgende Bestandteile ein:

1. Desktop-Computer, Notebooks, Scanner/ Drucker, Tablets etc.
Zu Beginn einer IT-Produktkostenrechnung ist es ratsam, das Anlagenverzeichnis der IT-Kostenstellen zu durchsuchen und den entsprechenden Leistungen zuzuordnen.

2. Support (Installierung, Einrichtung, Lizenzen)
Kosten für den Support stellen Hersteller zumeist jährlich in Rechnung. Daher empfiehlt es sich, diese Wartungskosten auf die Monate verteilt umzurechnen, um auch während des laufenden Geschäftsjahres einen Überblick über die IT-Produktkosten zu behalten.

3. Software
Darunter fallen alle gängige Büro-Programme aber auch arbeitsplatzspezifische Software, Anwendungen wie SAP uvm.

4. Regelmäßiger Service
Backup-Management, externe Datenspeicherung und Patch-Management gewinnen durch wachsende Datenmengen und höhere Innovationsdichte bei Apps und Software immer mehr an Bedeutung und führen zu erheblichen Mehrkosten.

Kosten je Mitarbeiter kalkulieren

Bei der Bewertung der durch Informationstechnik entstehenden Kosten wird CIOs dazu geraten, die Kosten pro Mitarbeiter zu berechnen. Die Controlling-Plattform Runmyaccounts.de schätzt die monatlich anfallenden IT-Kosten pro Mitarbeiter in straff organisierten Unternehmen auf 200 Euro.

Pro Monat belaufen sich die Kosten für einen Kleinbetrieb mit zehn IT-Arbeitsplätzen bereits auf 2000 Euro. Jährlich müssen also 24.000 Euro allein für funktionierende Informationstechnik einkalkuliert werden.

Unterschied zwischen Entwicklung und Regelbetrieb

Viele Firmenchefs werden es bemerkt haben: Planen sie ein neues Projekt oder möchten sie die Ausrichtung ihres Unternehmens verändern, ist häufig auch eine größere Umstellung bzw. Anschaffung im IT-Bereich erforderlich. Diese muss sich nicht allein auf Hardware oder Software reduzieren. In den meisten Fällen werden neue Lösungsmodelle und die entsprechenden Fachkräfte benötigt – letztere allerdings nur vorübergehend. Vielen Firmen wäre also mit dem Einsatz externer Spezialisten gedient, die als freie Mitarbeiter oder sogenannte Freelancer projektbezogen zur Weiterentwicklung des Betriebs beitragen.

Kurzfristig mag diese Strategie mit höheren Summen zu Buche schlagen. Durch die begrenzte Dauer eines Projektes, entfallen jedoch nach seiner Beendigung umgehend alle Zusatzkosten für den externen Mitarbeiter. Dessen herausragendes Merkmal besteht in erster Linie darin, hochspezialisiert und mit großem Engagement zügig zur Entwicklung des Unternehmens beizutragen. Die Hochwertigkeit eines solchen Outsourcing macht sich anschließend durch weitgehend optimierte Betriebsabläufe im Regelbetrieb und eine geringe Fehleranfälligkeit bei der neuinstallierten Software bemerkbar.

Kostenreduktion durch Cloud-Lösungen und zyklisches Controlling

Laut einer Studie der Unternehmensberatung KPMG und des Branchenverbandes Bitkom, setzten im Jahr 2018 73 Prozent der Unternehmen in Deutschland auf Cloudanbieter, um ihre IT-Kosten zu senken.

Außerdem kann durch dezentral ermittelte Projekterfordernisse der tatsächliche Bedarf in Bezug auf einen zentral zur Verfügung gestellten finanziellen Spielraum abgeglichen werden. Wer feststellt, dass Anpassungen während des laufenden Geschäftsjahres nötig werden, sollte dabei niemals den bereits erzielten Fortschritt aus den Augen verlieren. Zyklisches Controlling ermöglicht zielgenauere Investitionen.

Eigenständige IT-Buchhaltung

Für Start-ups und kleinere Firmen ist eine eigene Buchhaltung für den IT-Bereich zunächst wenig sinnvoll. Wer jedoch große Wachstumsambitionen verfolgt oder bereits einen breiten Mitarbeiterstamm in der Informationstechnik beschäftigt, sollte gerade in Zeiten der Digitalisierung über ein IT-spezifisches Controlling nachdenken. Ratsam ist es in jedem Fall, Kostentreiber zu identifizieren, indem für jede IT-Ausgabe eine tatsächliche Wertschöpfung ermittelt wird. Dabei hilft ein monatlicher Soll/Ist-Vergleich für jede Leistung aus dem IT-Bereich. Diese Maßnahmen unterstützen Betriebe bei ihrem Controlling und ermöglichen eine deutlich höhere Transparenz bei den Kosten für IT-Arbeitsplätze.

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