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In einem kleinen Betrieb arbeiten höchstens 10 Mitarbeiter. Jeder kennt jeden, keiner kann unbemerkt die Arbeit beginnen oder beenden. Eine große Zeiterfassungsanlage wäre hier also völlig übertrieben.
Wichtig ist es daher, für den Kleinbetrieb ein System zu finden, das einfach und kostengünstig ist. Es sollte auch unkompliziert über ein Smartphone zu bedienen sein.
Kurz und bündig: Ja, auch kleinste Betriebe müssen nach neuem EU-Recht eine Zeiterfassung führen. Das entschied im Mai 2019 der Europäische Gerichtshof für alle europäischen Länder. Unklar ist nur noch, bis wann die EU-Staaten die Zeiterfassung spätestens umgesetzt haben müssen. Dass die Pflicht kommt, ist jedoch sicher. Daher sollte sich jeder Betrieb rechtzeitig darauf einstellen, dass es bald nicht mehr genügt, Überstunden zu erfassen. Bisher musste nämlich ein Betrieb in Deutschland lediglich Überstunden dokumentieren sowie Arbeitszeiten, die über acht Stunden hinausgehen. Außerdem war bislang in Deutschland die Zeiterfassung im Mindestlohnbereich verpflichtend. Mit dem EU-Recht sei es jedoch nicht vereinbar, so die Richter des EuGH, dass jedes Land hier seine individuell verschiedenen Gesetze habe. Doch keine Panik: Das Urteil aus Brüssel bedeutet zunächst nur eine Hausaufgabe für die europäischen Staaten, die Gesetze an das geltende EU-Recht anzupassen. Noch ist daraus keine direkte Pflicht für die Unternehmen abzuleiten.
Es gibt die verschiedensten Möglichkeiten zur Zeiterfassung. Da gibt es die klassischen Methoden wie den Stundenzettel oder die Exceltabellen. Es gibt aber auch unzählige BDE-Systeme. Immer mehr Betriebe setzen bei der Zeiterfassung auf webbasierte Systeme, Cloud und Apps. Mobile Lösungen gewinnen an Bedeutung. Da fällt die Entscheidung nicht unbedingt leicht. Wichtig ist, dass man sich die Bedürfnisse des eigenen Betriebs bewusst macht. Die wichtigsten Kriterien sind: einfache Bedienung, Aktualität und Transparenz. Leichte Bedienbarkeit ist vor allem in einem kleinen Betrieb wichtig, um zeitraubende Einschulungen zu vermeiden und die Mitarbeiter nicht zu demotivieren. In einem transparenten System können Arbeitgeber und Arbeitnehmer sehen, was im Lauf des Arbeitstages geleistet wurde. Zudem sollte die Zeiterfassung so schnell wie möglich erfolgen, um nachträgliches Erfassen zu vermeiden. Eine mobile Einsetzbarkeit hat den Vorteil, dass auch Dienstreisen und Außendienste als Arbeitszeit leicht erfasst werden können. Diese Voraussetzungen erfüllt beispielsweise eine Cloud.
Mithilfe einer App und einer Webanwendung kann sich jeder Mitarbeiter zu jeder Zeit von überall aus von der Arbeit abmelden oder sich zur Arbeit anmelden. Wenn gerade kein Internet- oder Mobilnetzempfang verfügbar ist, wäre die Möglichkeit der Offline-Erfassung ebenso vorteilhaft. Sobald die Verbindung wieder hergestellt ist, können die Zeiterfassungen automatisch übertragen werden. Die Bedienung sollte ansonsten in Echtzeit erfolgen: Bei Arbeitsbeginn auf Start, bei Arbeitsende auf Stopp drücken. Softwarelösungen im BDE-System können den Bedürfnissen je nach Kunden, Aufgaben und Projekten angepasst werden.
Die Mitarbeiter reservieren Zeit auf eine konkrete Aufgabe. So können Aufträge rasch und genau abgerechnet werden. Der Administrator sollte jederzeit die eingetragenen Zeiten jedes Mitarbeiters sehen können.
Zu guter Letzt stellt sich auch die Frage, wie viel Geld die Zeiterfassung kosten soll. Hierbei muss man sich bewusst machen, was das Erfassungssystem leistet: Es ist sicherlich günstiger, als einen Teil der Arbeitszeit einfach nicht zu erfassen und damit zu verschenken. Zudem sollten die Mitarbeiter nicht einen großen Teil ihrer kostbaren Zeit mit der Zeiterfassung verschwenden müssen.
Die Vorteile dieser Methode für Kleinbetriebe liegen auf der Hand: Im Vorbeigehen können die Zeiten ganz einfach erfasst werden. Die jeweilige Software ordnet die Einträge den jeweiligen Mitarbeitern und Projekten zu. So entsteht automatisch ein Überblick über die Arbeitszeiten oder Projektzeiten für bestimmte Aufgaben. In Echtzeit sind diese Daten direkt in der Cloud verfügbar und können jederzeit und von jedem Ort aus heruntergeladen werden. Bei Bedarf kann die Software mit Rechnungstools verbunden werden.
Mithilfe von ein paar Klicks steht dann im Handumdrehen eine komplette Rechnung für den Kunden zur Verfügung. Zudem kann angezeigt werden, wenn ein Mitarbeiter zu selten Pause gemacht hat oder über die gesetzlich erlaubte Arbeitszeit hinaus gearbeitet hat. Der Vorteil gegenüber einer Papiermappe ist enorm. Mit einem Blick können die Stundenkonten und Abwesenheitszeiten für alle Angestellten eingesehen werden. Mobiles Erfassen von Arbeitszeiten ist vom PC, Smartphone oder Tablet ganz einfach möglich und die Daten sind für das Controlling jederzeit vorhanden.